Introducción:
El software AtoM (Access to Memory) es una herramienta clave en el ámbito de la biblioteconomía y la documentación , ya que está especializada en la gestión de archivos y documentos de archivos. En este campo, resulta fundamental contar con plataformas que permitan organizar, acceder y preservar grandes volúmenes de información de manera eficiente, además de garantizar la integridad y el fácil acceso a los documentos. AtoM se considera como una buena herramienta como una solución magnífica por su capacidad para soportar los metadatos, su diseño abierto y su alineación con normas internacionales de archivística, como ISAD(G) y EAD. Todo eso lo hacen adecuado para archivistas, bibliotecarios y otros profesionales relacionados con la informática.
AtoM (Access to Memory) es una aplicación web de código abierto diseñada para describir, gestionar y difundir colecciones archivísticas. Desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos (ICA) y mantenido actualmente por Artefactual Systems. AtoM se ha estabilizado como una herramienta de referencia en instituciones culturales, bibliotecas, archivos y museos de todo el mundo. Su propósito principal es facilitar la gestión integral de descripciones archivísticas basadas en estándares internacionales como ISAD(G), ISAAR(CPF) y Dublin Core.
A lo largo de este artículo se explorará la evolución histórica y el estado actual de AtoM, sus principales características técnicas y funcionales así como sus aplicaciones prácticas en bibliotecas y archivos. También se analizarán sus ventajas y desafíos frente a otros sistemas, su comunidad y modelo de gobernanza y finalmente se ofrecerá una evaluación crítica conectada con los principios del software libre y su impacto en la profesión bibliotecaria.
Historia y Contexto:
AtoM (Access to Memory) se creó en 2007 como un proyecto del Consejo Internacional de Archivos (ICA), con apoyo de la UNESCO y el desarrollo técnico de Artefactual Systems. Su objetivo fue claro desde el inicio que consiste en dar a los archivos de todo el mundo una herramienta gratuita y fácil de usar para describir y compartir sus colecciones según los estándares internacionales.
Con el tiempo, AtoM dejó de ser un prototipo y se convirtió en una herramienta sólida y muy utilizada. En 2012 salió la versión 2.0, usando el framework Symfony y la base de datos MySQL, lo que mejoró su rendimiento y flexibilidad. Desde entonces, el proyecto ha seguido creciendo, con actualizaciones regulares y una comunidad global de usuarios y desarrolladores que colaboran en GitHub y en su wiki oficial.
Hoy en día, AtoM es un software estable y en constante mejora, usado por archivos nacionales, universidades y redes documentales en más de 180 países, convirtiéndose en una de las herramientas más importantes en el mundo de los archivos.
Características Principales:
AtoM permite organizar y describir archivos de forma jerárquica: desde los fondos hasta series, subseries, carpetas y documentos individuales, respetando su orden físico y lógico. También permite registrar personas, familias y organizaciones relacionadas con los documentos, lo que facilita buscarlos y seguir su información. Se pueden importar y exportar datos en formatos como EAD, EAC‑CPF, CSV y SKOS, para compartir información con otros sistemas. Además, se pueden agregar archivos digitales (imágenes, PDF, audio o vídeo) directamente a las descripciones, y se pueden manejar varios repositorios y diferentes idiomas, ideal para proyectos colaborativos o consorcios.
AtoM funciona como una aplicación web, desarrollada con Symfony (PHP), usando MySQL como base de datos y Elasticsearch para búsquedas rápidas. Algunas tareas, como crear miniaturas o indexar información, se hacen en segundo plano con sistemas de colas como Gearman. Para procesar documentos digitales se usan herramientas como ImageMagick y Ghostscript. Su diseño modular permite agregar funciones adicionales sin afectar la información ya guardada.
AtoM se asocia a los principales estándares archivísticos:
- ISAD(G): descripción de fondos y series.
- ISAAR(CPF): autoridades como personas, familias y entidades.
- Dublin Core: metadatos generales
- SKOS: vocabularios controlados.
Todo lo anterior asegura solidez, reutilización y exportación de datos donde facilita su integración con otros sistemas y redes de información archivística.
Para instalarlo, se recomienda un servidor Linux con PHP, MySQL y Elasticsearch, junto con herramientas para manejar PDFs y otros archivos multimedia. También se puede usar Docker o máquinas virtuales para facilitar la instalación y pruebas. Aunque se necesitan algunos conocimientos técnicos, los recursos que requiere son moderados y accesibles para instituciones con capacidad tecnológica media.
Aplicaciones en Bibliotecas/Archivos/Centros de Documentación:
AtoM se usa para poner colecciones de archivos al alcance del público de forma organizada. Los usos más comunes pueden ser:
- Archivos nacionales o regionales, que digitalizan y describen fondos, series y documentos completos.
- Consorcios o bibliotecas universitarias, que crean varios repositorios y permiten acceder a portales compartidos, mientras cada institución mantiene su propia gestión.
- Proyectos de digitalización, que combinan AtoM con sistemas de preservación digital, como archivemática.
Museo o archivos académicos, que registran colecciones especiales, manuscritos y archivos personales, uniendo los objetos digitales con sus descripciones.
En España, varias universidades y archivos regionales usan AtoM para gestionar sus fondos patrimoniales, integrando descripciones, autoridades y objetos digitales. También se emplea en proyectos de humanidades digitales para dar acceso a colecciones históricos y culturales. A nivel mundial, más de 180 países usan AtoM en archivos nacionales, instituciones culturales y bibliotecas especializadas.
Entre sus principales ventajas están:
- Permite que las colecciones sean más visibles y fáciles de consultar.
- Cumple con estándares internacionales asegurando que los registros sean claros y consistentes.
- Permite que diferentes sistemas y portales trabajen juntos.
- Es económico, porque es software libre.
- Facilita la colaboración entre instituciones mediante portales compartidos.
Análisis Comparativo: Ventajas y Desafíos:
AtoM es un software libre bajo la licencia AGPL v3, lo que significa que se puede usar, estudiar, modificar y compartir. Cualquier mejora se pone a disposición de toda la comunidad. Cumple con estándares archivísticos internacionales, lo que facilita que funcione con otros sistemas y asegura que las descripciones sean de calidad.
Entre sus ventajas están su flexibilidad técnica y organizativa que funciona en varios idiomas, permite tener varios repositorios, y se puede integrar con objetos digitales y sistemas de preservación. Su diseño modular permite añadir funciones con personalizaciones. Además, cuenta con una comunidad activa y el apoyo de la AtoM Foundation, lo que garantiza mantenimiento y soporte continuo.
Entre los desafíos se encuentran la curva de aprendizaje y los requisitos técnico que es instalar, configurar y mantener el sistema. En colecciones muy grandes, el rendimiento puede bajar si no se optimizan Elasticsearch y las cachés. La integración completa con sistemas de preservación digital aún no es automática. El soporte profesional normalmente requiere servicios externos, lo que puede generar costos adicionales.
A diferencia de los sistemas comerciales, AtoM puede ser menos fácil de usar al principio, pero ofrece más libertad, control y autonomía tecnológica. Comparado con otro software libre más general, AtoM destaca por su especialización en archivos, incluyendo la gestión de autoridades y el cumplimiento de normas internacionales. Algunos sistemas comerciales pueden tener interfaces más pulidas o servicios listos para usar, pero suelen limitar la exportación de datos o la modificación del software, lo que reduce la independencia de la institución.
Comunidad y Ecosistema:
La comunidad de AtoM está formada por archivistas, bibliotecarios, desarrolladores y organizaciones culturales de todo el mundo. Participan activamente en listas de correo, foros, GitHub y la wiki oficial, compartiendo las mejoras, las experiencias y las soluciones a problemas frecuentes. Esta colaboración asegura un flujo constante de ideas y ayuda entre los miembros.
El proyecto funciona con modelo combinado: la AtoM Foundation se encarga de la estrategia y de asegurar la sostenibilidad. Mientras que Artefactual Systems se ocupa del desarrollo técnico, mantenimiento y actualizaciones del software, garantizando continuidad y coherencia en su evolución.
El soporte se ofrece de dos formas: gratuito y comunitario, a través de foros, documentación y listas de correo; y profesional, mediante consultoría, formación e implementación especializada. Esto permite que cada institución elija la opción que mejor se ajuste a sus necesidades y recursos.
Además, hay muchos recursos para facilitar el uso de AtoM: manuales para usuarios y administradores, tutoriales en línea, webinars grabados, ejemplos de implementaciones y la wiki del proyecto, que recopila buenas prácticas y guías detalladas para instituciones y profesionales nuevos.
Evaluación Personal y Conexión con Software Libre:
AtoM es una herramienta sólida y especializada que combina gestión de archivos, acceso digital y cumplimiento de estándares internacionales. Su diseño modular y flexible permite personalizar y añadir funciones, por lo que sirve tanto para cualquier archivo. Aunque aprender a usarla y cumplir los requisitos técnicos puede ser complicado, sus funciones avanzadas y la posibilidad de integrar con sistemas de preservación compensan estas dificultades.
AtoM sigue los principios del software libre, fomentando el acceso abierto, la colaboración entre la comunidad y el uso del código, que son valores claves del software libre en archivos y bibliotecas.
Las cuatro libertades:
- Libertad de uso: cualquier institución puede instalar y usar AtoM sin restricciones.
- Libertad de estudio y modificación: el código fuente está disponible bajo la licencia AGPL v3.
- Libertad de redistribución: se pueden compartir versiones y mejoras con otros.
- Libertad de mejora: las modificaciones pueden incorporarse al proyecto comunitario, beneficiando a todos los usuarios.
La licencia de AGPL v3 garantiza que cualquier cambio usando en un servicio web público s que se comparta. Evitando que las mejoras se privaticen y asegurando que los beneficios del software libre se mantengan para las instituciones y la comunidad.
Para bibliotecarios y archivistas, AtoM ofrece autonomía tecnológica, interoperabilidad y sostenibilidad. Ayuda a gestionar colecciones digitales de manera profesional. Facilita el cumplimiento de estándares internacionales y fortalece la colaboración entre instituciones, apoyando el acceso abierto y la preservación del patrimonio documental.
Conclusiones:
AtoM se presenta como un software sólido y especializado para gestionar archivos y colecciones digitales. Su cumplimiento de estándares internacionales, su diseño modular y la capacidad de vincular objetos digitales y autoridades lo hacen una herramienta confiable para describir, preservar y difundir fondos documentales.
Es especialmente útil para archivos, bibliotecas y centros de documentación que buscan autonomía tecnológica, compatibilidad con otros sistemas y acceso abierto. Su uso es más eficaz en instituciones que cuentan con los recursos técnicos necesarios para instalar, configurar y mantener la plataforma, así como para integrar procesos de preservación digital.
Se espera que AtoM siga evolucionando, mejorando la integración con sistemas de preservación digital y aplicando linked data, lo que permitirá descripciones más completas, conexiones entre colecciones y un acceso más dinámico a los contenidos. Esto enriquecerá su papel como herramienta estratégica para la gestión documental moderna y la preservación del patrimonio digital a nivel global.
Referencias y Metodología:
- GitHub. (s.f.). AtoM. https://github.com/artefactual/atom
- Artefactual Systems. (s.f.). AtoM wiki. https://wiki.accesstomemory.org/wiki/Main_Page
- BuiltWith. (s.f.). Feeds Atom. https://trends.builtwith.com/feeds/Atom
- Fuentes sobre AtoM (Access to Memory) - Software archivístico basado en ICA-AtoM. Notion
- LO4D.com. (s. f.). Atom Editor screenshot. LO4D.com. https://atom.en.lo4d.com/screenshots
https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Atom_editor_logo.svg
Para la fase de síntesis utilicé ChatGPT-4, proporcionándole los resúmenes de mis 8 fuentes curadas manualmente. La IA me ayudó a identificar patrones comunes, las ventajas y desafíos. Sin embargo, la introducción, conclusiones y evaluación crítica son enteramente de mi autoría.
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